Рыночные отношения требуют особых условий. Ведь когда совершается сделка, стороны вынуждены довериться. Покупатель верит в честность и порядочность продавца, а тот – в платежеспособность клиента. Гарантия помогает закрепить это. Как правило, ее предоставляет от себя продавец. В чем же заключается гарантийное письмо об оплате, стоит разобраться подробнее.
Содержание
Суть гарантии, и когда она подается
Гарантия – оформленное в письменном виде обязательство, где одна сторона может выполнить что-то ради второй стороны. Официальная бумага, имеющая собственную юридическую силу. Что же можно гарантировать? Все, если это не противоречит законодательству.
Например, гарантия скрепляет заключаемый договор. Автор обязуется предоставить товар или какую-нибудь услугу в определенный, оговоренный заранее срок.
Иногда подобные письма используют как аргументы против претензии. Если должник изначально подписывал гарантию, и впоследствии отказался выполнять описанные там обязательства, то письмо выступает весомым аргументом против него. Тем самым его вынуждают погасить долг.
Составить письмо может сотрудник компании-поставщика, а затем его подписывает руководитель. Вот тогда документ приобретает необходимую значимость. Например, компания по договору выполняет поставку заказанных клиентом товаров в определенный, указанный соглашением срок. Покупатель же должен произвести оплату.
Когда подается? Многие совершаемые сделки дополняются гарантийными письмами. Это политика поставщиков. Так предприниматель улучшает себе репутацию, заодно приобретает доверие клиента. Заодно скрепляет сделку. Гарантия выполняется, если вторая сторона не допустит образование задолженности.
Как правильно написать гарантийное письмо
Каждая компания по-своему представляет гарантийное письмо. Некоторые разрабатывают специальные бланки, чтобы при необходимости сотрудники просто заполняли их. В законодательстве нет конкретных требований, как именно должно выглядеть правильное письмо.
Существуют общие правила, при составлении гарантии их стоит учитывать:
- Гарантийное письмо – часть деловой переписки, поэтому написать его нужно как официальное послание. Автор придерживается нейтрального, строгого стиля, не допуская фамильярности или нецензурных выражений.
- Суть передать коротко, по существу, прилагая номера и наименования документов (заключенное ранее деловое соглашение, нотариальная доверенность, если была составлена).
- Форма письма – стандартная, с «шапкой» и подписями внизу. Заполняется на фирменном бланке организации. Там сразу указан логотип и основные сведения о компании.
Структура письма:
- сверху – исходящий уникальный номер, фактическая дата составления;
- данные получателя – наименование компании или Ф. И. О. покупателя, юридический адрес;
- «Гарантийное письмо» – название, можно дополнить его, смотря о чем именно там говорится, или оставить поле пустым;
- тело послания – здесь автор подробно излагает суть обязательств, которые он собирается выполнить, будь то отгрузка оборудования или выплата зарплаты;
- указываются конкретные сроки и причины возможной задержки, почему автор не сможет выполнить указанные здесь обязательства;
- подробности, связанные непосредственно с предметом гарантии. Если уплата за полученную ранее продукцию – то суммы и количество платежей;
- если аренда помещения – продолжительность и размер оплаты, заодно характеристика самой недвижимости;
- если предоставление аванса – почему, сколько и кому;
- если погашение имеющихся коммунальных задолженностей – когда и насколько;
- если выплата долгов – кому, сколько;
- если гарантия касается банка и предоставленного ранее кредита – график платежей, указать счет, откуда клиент произведет перечисления;
- если касается налоговой задолженности – сколько фактически составляет налог, наименование его (земельный, НДФЛ или НДС, другой), когда автор собирается оплатить его;
- автор письма обязательно указывает должность;
- подписывается внизу, заодно дополняет подпись расшифровкой (свои полным Ф. И. О.), ставит печать (если он пишет не сам, от имени определенной компании).
Важно: гарантийное письмо – изложенное письменно описание обязательств, взятых автором. Таким образом, получатель рассчитывает на скорое исполнение их. Иначе он вправе использовать документ в ответ на отказ или неполное выполнение поставленных задач.
Какие формулировки использовать при подготовке гарантийного письма
Когда ИП или ТОО занимаются деловыми сделками постоянно, они знают принципы составления подобных посланий. Другое дело – отдельный гражданин или неопытный производитель.
Образец стандартного гарантийного письма об оплате или выполнении определенной работы можно посмотреть в интернете или спросить у юриста.
Формулировки, используемые автором подобного письма, отражают его намерения. Получатель понимает суть написанного. Важно внимательно изучить заключенное ранее соглашение, иначе ошибочный термин перечеркнет всю значимость гарантии.
Виды гарантии (что могут гарантировать компании):
| работы | товары | услуги | проблемные моменты |
|---|---|---|---|
| выполнение качественных и своевременных работ (ремонт, наладка систем, строительство). Сюда относится любой тип физического труда | поставить определенное количество продукции; качество реализуемого товара; возможность обменять или вернуть проданные вещи | выполнение своевременно всех пунктов заключенного ранее соглашения; качество; осуществить дополнительные услуги бесплатно, если клиента первоначальный результат не устроит | что чаще всего возмущает людей: Качество, когда оказание услуг или реализация товаров на практике оказывается далеким от обещанного в соглашении. Время – любая отсрочка портит не только настроение клиента, она способна сорвать график общей работы, если соглашение было частью масштабного плана. Учет мелких ошибок, недостаток качества или количества привезенной продукции (подобные просчеты всегда возможны). Форс-мажорные ситуации. Пример – внезапная ликвидация компании-поставщика |
Гарантийное письмо – способ как-то предотвратить возможные будущие сложности и успокоить клиента. Вот почему компания использует подобные выражения:
- гарантируем;
- обязуемся выплатить;
- оплату подтверждаем;
- просим выслать на указанный адрес, оформив как наложенный платеж;
- своевременную и полную оплату гарантируем;
- настоящим даем официальную гарантию.
Важно: нельзя писать такие послания необдуманно, обещая выполнять перечисленные подряд все возможные обязательства. Лучший пример – правдивая гарантия, когда автор реально осознает собственные возможности. Это увеличивает взаимное доверие сторон.
Шаблон гарантийного письма
Гарантийное письмо всегда составляется как индивидуальный документ, нет единого шаблона. Поэтому адресат один – клиент, и лишь участники сделки понимают суть происходящего.
Однако общие правила помогают представить, как выглядит готовое письмо, и что именно оно должно содержать. Поэтому перед составлением лучше изучить какой-нибудь образец.
Структура его, как правило, одинаковая:
- «шапка» – данные компании сверху;
- «письмо»;
- основная часть;
- подпись автора.
Иногда получатель расписывается рядом, подтверждая, что ознакомлен и согласен.
Порядок подачи, сопроводительные документы
Когда обычно составляется и передается гарантия? После заключения между сторонами сделки. Вот, предмет договора ясен, сроки и размер оплаты – тоже. Теперь поставщик вправе предоставить дополнительный документ, подтверждающий серьезность его намерений.
Кстати, гарантию дают не только предприниматели, продавцы или поставщики. Подобные письма иногда предоставляют обычные люди. Например, когда составляется с гражданином арендный договор. Он обязуется вовремя и полностью оплачивать квартплату за переданную арендодателем квартиру.
Можно гарантировать все? Практически. Если необходимость возникает, и сторона вправе (имеет возможность) предоставить какие-то гарантии.
Сопроводительные документы:
- подписанное ранее соглашение;
- нотариальная доверенность (если действует доверенное лицо);
- лицензия предприятия (нужна копия);
- характеристика товара.
Когда автор собирается дополнить гарантию какими-то бумагами, он списком перечисляет их внутри соглашения. С номерами и полным наименованием. Не всегда они требуются, необходимость этого заранее оговаривается сторонами.
Особенности составления, оформление
Можно ли использовать гарантийное письмо, если возникла конфликтная ситуация? Не всегда. Связи между составлением письма и точным исполнением обязательств прямой нет. Если по факту произошли какие-то непредвиденные изменения или форс-мажор, то письмо нельзя использовать как действенный рычаг против автора.
В тексте конкретно не указано, что гарантии автоматически будут выполнены, если клиент инициирует судебное разбирательство.
Нотариальное заверение действенно? Не всегда. Здесь большую роль играет текст письма и намерения сторон. Зачастую участники сделки оба нарушают (полностью или частично) пункты заключенного ранее ими соглашения.
Например, клиент не оплачивает купленный товар полностью. При этом он недоволен качеством или сроком доставки. Кто виноват? Сложная ситуация. По гарантии же продавец обязался поставить все вовремя и привезти качественные вещи. В итоге стороны ссорятся, обвиняя в некомпетентности другого.
Юристы советуют изначально (на берегу) обговаривать все возможные сложности, «подводные камни» и пути их взаимовыгодного решения. Письмо используют как дополнительно составленное соглашение. Например, если вдруг возникнет задержка, действия продавца, реакция покупателя. Если присланные товары или выполненные работы в чем-то не устроят покупателя. Иногда стороны сами желают изменить написанное ранее соглашение. Как такое желание отразится потом на гарантии?
Будущее трудоустройство. Здесь гарантия отражает возможность для студента в будущем получить конкретную помощь в предоставлении ему работы. Иногда оговаривается должность и условия оплаты. Юный специалист показывает письмо потенциальному работодателю и тот оформляет нового работника, выполняя пункты гарантии.
Загрузка...
