Между покупателем и торговым представителем нередко возникают разногласия, и клиент вынужден предъявлять претензии в адрес продавца или производителя товара. При этом крайне важно ответственной стороне правильно отреагировать на жалобу и, не нарушая законодательных норм, отклонить требования или согласится с ними: выполнить просьбу покупателя, желающего возвратить купленный товар, взыскать компенсацию за некачественное оказание услуг по ремонту или туризму и т. д. Жалобы положено подавать в письменном виде. Соответственно, у продавцов имеются типовые формы документов, в том числе и ответ на претензию о возврате денежных средств образец, который используется для переписки с заявителями.
Содержание
Жалобы покупателей
Претензия или жалоба – выражение клиентом неудовлетворения приобретенной покупкой. Она выражается, как правило, письменно, и в ней покупатель требует уладить появившиеся разногласия без привлечения третьей стороны (органа по защите прав потребителей или суда).
Жалоба обычно носит эмоциональный характер. Потребитель выражает свое недовольство относительно качества обслуживания. Подобные заявление не связаны с требованием возврата денег, возмещения ущерба или заменой товара.
С точки зрения права, интерес представляют претензии с просьбой произвести обмен приобретенного продукта или возвратить затраченные на товар деньги. Именно на такие жалобы надо уметь грамотно и юридически правильно отвечать.
Виды жалоб
В юридической практике выделяют несколько наиболее встречающихся видов претензий, с которыми чаще всего сталкиваются продавцы:
- возврат потраченных денежных средств за полученный товар (услугу);
- некачественный товар или услуга;
- обмен некачественного товара;
- требование вернуть вещи надлежащий вид.
Пошаговая инструкция для продавца
Как вести себя и что делать продавцу, когда с покупателем возникли разногласия?
Действие продавца:
- Продавец принимает у покупателя претензию.
- Продавец принимает у покупателя товар. При необходимости организовывает (за свой счет) его доставку, но в том случае, когда поступившая жалоба оказалась необоснованной, покупатель продавцу возмещает расходы.
- Продавец своими силами проводит проверку товара. Если последний не имеет возможности проверить товар самостоятельно, то опять же за свой счет нанимает специалиста со стороны
- Только после проведения экспертизы можно составлять ответ на жалобу. Документ вручается лично в руки покупателя или, что допускается законом, высылается по почте.
Длительность рассмотрения претензий
Большинство потребителей полагают, что по претензии на возврат денежных средств срок ожидания ответа занимает как минимум 30 дней. Но по закону только государственные и муниципальные органы могут писать официальный ответ на жалобу гражданина так долго.
Для разрешения конфликта между покупателем и продавцом закон, защищающий права потребителей, предусматривает всего лишь десятидневный период для отказа или удовлетворения претензий, касающихся договорных денежных правоотношений. Срок для составления письменного ответа отсчитывается с момента официального получения и регистрации претензионного письма.
Структура написания письма
Строгой установленной законом формы написания ответа на жалобу клиента не существует. Однако есть общепринятые стандарты, которых рекомендуется придерживаться при составлении письма недовольному покупателю. Ответ на претензию о возврате денежных средств пишется по образцу:
- Оформляем «шапку». Самое первое — указываем получателя данного письма: фамилия, имя, не забываем отчество плюс адрес гражданина.
- Обязательно уточняем, когда, где был составлен данный документ (прописываем полное название организации, ее юридический адрес, телефон, ставим дату). Также обязательно ставим исходящий номер данного документа.
- Дальше в тексте кратко, аргументировано и грамотно прописываем ответ на полученную жалобу с указанием даты и входящего номера последней.
- Упоминаем реквизиты договора, по которому предъявлена претензия.
- Обязательно указываем ссылки на действующее законодательство, инструкции и иные нормативные акты.
- Описываем результаты экспертизы (при необходимости), прилагаем соответствующий акт.
- Заверяем письмо подписью руководителя (должностного лица, имеющего на это право).
Чтобы адресат гарантированно получил письмо, конверт посылается ценным отправлением с обязательным уведомлением о вручении. Так на руках у продавца будет доказательство, что он своевременно рассмотрел претензию и дал ответ.
Грамотно составленное письмо с четкой аргументацией позволяет урегулировать разногласия с клиентов без привлечения судебных инстанций, даже если вынесено решение отказать в возврате денежных средств за товар или услугу. Для потребителя же этот документ послужит основанием для подачи иска по принудительному взысканию денег, если он намеревается отстаивать свои права в вышестоящих органах.
Загрузка...
