Для чего требуется ведение книги жалоб и предложений

Одним из приспособлений, регулирующих отношения между продавцом и покупателем, является книга жалоб и предложений. Ни для кого не новость, что при получении услуг, а также приобретении продукции у клиента формируется свое восприятие и мнение по поводу соответствующих организаций. Данный документ представляет собой книжку, в которую можно писать свои замечания, жалобы и предложения со стороны потребителей по улучшению эффективности обслуживания организации, а также параметров предоставляемой продукции. Ведь так приятно читать хорошие отзывы о своей деятельности, а также полезно принимать замечания по устранению неполадок.

Что такое книга жалоб

Согласно инструкции №346 приказа Министерства торговли о книге отзывов и предложений все предприятия, занимающиеся торговлей, обязаны вести данную документацию. Жалобный документ должен соответствовать всем законодательным правилам, касающихся продаж.

Нынешнее законодательство в лице Постановления Правительства РФ №55 от 1998 года упоминает ведение жалобной книги.

Предназначение данного документа состоит в следующем:

1. В официальном праве потребителей выразить личную оценку по поводу качества продукции, а также работе персонала и организации в целом. Отсутствие собственных контактов заявителя жалобы не помешает руководству фирмы отвечать на полученную запись. Без внимания жалоба не останется.
2. При проверке данного документа мнение потребителей помогает осветить наиболее слабые стороны организации и позволяет понять, что в первую очередь необходимо улучшить.
3. На основе недовольств, выраженных покупателями, обязательно подтвержденных законодательно, потребители имеют возможность получить положительный ответ, тем самым, удовлетворив в дальнейшем свои потребности.
4. Книжка жалоб и предложений обязательно должна оформляться в организациях любого класса, занимающихся продажами и оказаниями услуг.
5. Журнал ведется с целью предоставления возможности покупателям высказать свои претензии в адрес предприятия и для последующего улучшения качества продуктов и работы фирмы в соответствии с заявленными жалобами.

Кто обязан хранить книгу жалоб, нужно ли регистрироваться, а также место ее расположения

Российское законодательство предусматривает заполнение и ведение жалобной книги во всех организациях в сфере продаж, предоставления услуг и общепита. К ним относятся: автосалоны, гостиницы, аптеки, кафе, магазины, парикмахерские, поликлиники, рестораны и другие организации. Новый законопроект содержит в себе требования к содержанию отзовиков во всех организациях, которые оказывают какие-то услуги человеку.

Многие торговые точки интересуются, необходимо ли зарегистрировать жалобную книгу. В законодательстве Российской Федерации не содержится информация о регистрации книги жалоб и предложений. Однако, для того чтобы не допустить возникновения конфликтных ситуаций с городской администрацией, комитетом Роспотребнадзора, а также в соответствии с законом «о защите прав потребителей» (ЗоЗПП) рекомендуется уточнить информацию о процессе регистрации у заинтересованных лиц. Штрафы за неосуществление регистрации журнала не учтены в российских законах.

Журнал жалоб и предложений необходимо держать в заметном для окружающих месте с целью быстрого предоставления его потребителю при необходимой возможности. Обычно создается специальный читательский стенд для хранения подобной документации, либо кладут данную книгу рядом с кассой.

Оформление книги. Правила и требования

Знание необходимых правил оформления книги жалоб поможет торговым организациям избежать разного рода наказания. Ниже рассмотрим, как пронумеровывать, прошнуровывать и сшивать документацию.

С целью исключения случайного, а также намеренного вырывания листов документа различного рода лицами жалобную книгу необходимо прошить и прошнуровать, пронумеровать и поставить печать компании, заверенную подписью руководителя учреждения. Прошивать книгу можно, используя шило. Нумерация должна быть проставлена на каждом листе с одной стороны. Переплет может быть как мягкий, так и твердый.

В содержании титула должны находиться название компании, дата начала ведения журнала и подпись руководящего лица. Порядок и требование к тому, как должны оформлять книгу:

1. Первая страница содержит инструкцию по правильному ведению и заполнению документа.
2. На второй странице указана информация, содержащая адрес компании, телефоны, а также имена и фамилии сотрудников, как назначенных править организацией, так и иных лиц.
3. Третья страница гласит о нынешних организациях, осуществляющих контроль над деятельностью данной компании. Это может быть точный адрес, телефоны и полные наименования органов.

При неполном заполнении книги на конечную дату года журнал продлевают и обязательно записывают данное действие. Журнал может закончиться, в этом случае заводится новый.

Для выражения претензии или предложения в журнале отведено специальное место, как и для администратора организации, оставляющей ответ по принятым заявлениям.

Образец книги жалоб и предложений

Очень важно соблюдать правильное заполнение жалобного журнала. Ниже рассмотрим книгу отзывов и предложений, оформить ее образец. Детально разберем, как оформить документацию и как будет выглядеть жалобная книга и ее краткое содержание.

I. Заполнение титульного листа

1. Начальная страница титульника содержит полное название организации. Так как пока непонятно, нужно ли регистрировать жалобную книгу, графу с регистрирующими данными заполнять не нужно.
2. Ниже указывается дата, от которой начал заполняться данный документ.
3. Далее пишется порядковый номер документа.
4. Обязательно ФИО руководящего лица данной организации.
5. В завершение документ подписывается руководителем торговой организации.

II. Заполнение титульного листа с оборотной стороны

1. На обложке указывается контактная информация об органах, ведущих контроль над организацией.
2. Отведенное количество страниц, предназначенных для жалоб и предложений потребителей.

III. Первый лист жалобной книги и правила его заполнения (лицевая сторона)

На лицевой стороне первой страницы пишется предъявляемый краткий иск покупателем и описание возникшего спора с внесением даты подачи.

В случае возникновения претензий в адрес сотрудника организации необходимо написать его ФИО, занимаемую должность и основания для выявления наказания.

IV. Первый лист жалобной книги и правила его заполнения (оборотная сторона)

Оборотная сторона первого листа заполняется контактными данными заявителя. Его ФИО, место проживания и телефон для связи. Далее руководители компании вносят данные по оказанным мерам, касающимся поступившей жалобы или предложения, заверенные подписью руководителя и датой исполнения.

В заключение указывается дата предоставления ответа по поступившему заявлению и подпись начальника.

Журнал отзывов и предложений должен выглядеть так:

1. Титульный лист Книги отзывов и предложений

Книга отзывов и предложений

ООО «ТоргАльянс»

Зарегистрирована в

«15» мая 2017 г.

 

Директор ООО «ТоргАльянс»                   Вертицкий                            Вертицкий М.А.

2. Оборотная сторона титульного листа

Адреса и номера телефонов:

Орган управления, выдавший Книгу отзывов и предложений

Местное отделение Роспотребнадзора, ул. Северная, д. 5. Тел. 8 (999) 123-45-67

В данной книге пронумеровано и прошнуровано 75 бланков для заявлений.

3. Образец первого листа

«20» июня 2017 г.

ЗАЯВЛЕНИЕ № 5

Я, Петрова Мария Викторовна, хочу поблагодарить сотрудницу ООО «ТоргАльянс» Иванову Евгению Васильевну за оказанную помощь при выборе необходимой мне продукции и человеческое отношение.

4. Образец оборотной стороны первого листа

ФИО инициатора заявления:         Петрова Мария Викторовна

Адрес инициатора заявления: г. Москва, ул. Светлая, д. 25, кв. 315

Принятые меры по заявлению руководителями организации: Выдана благодарность в виде благодарственного письма и символический подарок указанной работнице.

Подпись начальника:                   Вертицкий                                           Вертицкий М.А.

Дата «21» июня 2017 г.

Ответ инициатору отзыва отправлен «22» июня 2017 г.

Отметки собственника____________________________________________

Дата «___» __________20___г.     Подпись____________________

На просторах интернета можно посмотреть картинки жалобных документов, сайты, посвященные данной теме, и основываясь на них, составить свой документ либо оформить заказ на изготовление жалобной книги. Купить журнал можно в магазине канцтоваров.

Необходим ли ответ на жалобу

В независимости от рода поступившего заявления: жалоба, похвала или предложение по улучшению деятельности организации, руководящее лицо компании должно среагировать на поступившую информацию. Разберемся, как отвечать в книге жалоб и предложений.

В случае претензии по отношению к работе какого-либо сотрудника необходимо проверить достоверность предъявляемых жалоб и в случае соответствия с действительностью выдать наказание в виде дисциплинарного влияния.

На оборотной стороне листа, где указано заявление покупателя, необходимо внести данные по оказанным мерам. На рассмотрение поступившего письма дается 5 дней, затем необходимо дать ответ заявителю, оставившему в тексте свои контактные данные, содержащий в себе информацию по мероприятиям, выполненным в связи с поступившим заявлением. Данный ответ оформляется в двух экземплярах, один из которых отправляется по почте заказным письмом, а второй остается на территории организации. Как правило, срок его хранения – 1 год.

Ответственность за неправильное ведение или отсутствие документа

В соответствии со статьей 14.15 Кодекса об административных правонарушениях, который можно бесплатно просмотреть в любых правовых системах интернета, в случае отсутствия жалобной книги или отказе в предоставлении потребителю организация несет ответственность в виде наказания. В этом случае необходимо обратиться с жалобой в Роспотребнадзор. После предоставления достоверных фактов и удовлетворения заявления организация может понести денежное взыскание:

Никто не заставляет покупателя жаловаться, например, на товар с истекшим сроком годности, явно завышенную стоимость продукции либо другие нарушения со стороны продавцов. Но в таком случае потребитель останется без личной защиты своих прав, и удовлетворить его претензии, кроме него самого, никто не сможет.