Образец должностной инструкции менеджера по продажам

У любой профессии есть должностные обязанности. Это задачи, которые ежедневно должен выполнять человек. Руководители стараются донести информацию не только устно, когда рассказывают новым сотрудникам о компании и их задачах, но и письменно. Для этого разрабатывают должностную инструкцию старшего продавца, бухгалтера и других профессий. Что это и зачем нужно? Кто составляет и утверждает подобные документы? Стоит разобраться подробнее.

Что такое должностная инструкция менеджера по продажам, для чего нужен документ

Многим кажется, что менеджеры, отвечающие за продажи, только этим собственно и занимаются. Дескать, им нужно продать больше продукта или услуг. В принципе, изначально, когда профессия менеджер появилась, основной задачей у него действительно было – продавать. Затем постепенно добавились другие обязанности.

Должная инструкция – специальный документ, в котором собраны все обязанности и права сотрудника определенной профессии. Как правило, на каждую должность составляется отдельно. Новый сотрудник изучает бумагу, затем расписывается, подтверждая свое ознакомление. Как правило, экземпляр инструкции ему отдают с требованием выучить.

Зачем он нужен? Должностная инструкция полезна обеим сторонам. Работодатель излагает там все функциональные обязанности сотрудника. Также в документе присутствует пункт «права работника», график работы и другие сведения, касающиеся рабочего процесса. Расписывая каждой должности ее задачи, работодатель разделяет ответственность в коллективе. Это помогает ему эффективнее организовать работу.

Сотруднику же должностная инструкция служит путеводителем и напоминанием одновременно. Конечно, ему объяснят предстоящие задачи на собеседовании, но иметь рядом наглядный список гораздо удобнее. Вдобавок там будет дополнительная информация. Например, основные команды для закрытия/открытия кассы (кассиру), порядок проведения инвентаризации, требуемые документы (продавцу). Менеджер по продажам тоже почерпнет достаточно нужной информации. Зачастую, кроме обычных сведений, там присутствует система бонусов, которую использует конкретный магазин. Она помогает оценивать индивидуальный вклад от каждого сотрудника.

Кем и когда составляется и подписывается

Как правило, любая организация старается продумать свою рабочую стратегию еще «на заре» своего существования. Тогда составляется Устав компании и наряду с этим – должностные инструкции. Отдельно, для каждой имеющейся профессии.

Должностное руководство – особый документ, в законодательстве нет принципиальных требований для формы, структуры или содержания его. Организация сама выбирает это. Может разработать специальный бланк, чтобы внешне инструкции выглядели в принципе одинаково, различаясь лишь в содержании. Может просто напечатать все на обычной бумаге. В компании составлением инструкции занимаются обычно несколько человек. Это коллективный труд. Руководителю помогает администратор, старший продавец и, конечно, ТК РФ. Ведь нельзя допустить, чтобы содержимое инструкции противоречило законодательству.

Например, предприятие – обычный продуктовый магазин. Основной товар там — это продукты питания, может, еще моющие средства. Менеджер по продажам будет помощником администратора зала, заодно совмещать функции мерчендайзера. Если должность только вводится, должностные инструкции составляются сразу. Готовый вариант потом подписывается руководителем. Для сотрудника должностная инструкция является основным справочником, и ее важность приравнивается к его трудовому договору.

Структура должностной инструкции: содержание, образец

Имеет значение, где именно работает (или будет работать) менеджер по продажам? Да, ведь каждое предприятие относится по-своему к разработке должностного руководства. Нельзя сказать, что менеджер — простой консультант клиентов. У него множество других задач. Может дополнять или урезать ее, смотря что хочет руководитель:

• магазин непродовольственных (промышленных) товаров (разработка базы клиентов, консультирование, изучение рынка);
• продажа недвижимости (обязать менеджера искать и консультировать новых клиентов, изучать действия конкурентов);
• продажа одежды (продукция – женская, мужская одежда и обувь, знание моды, умение подбирать и комбинировать одежду);
• туристический бизнес (знать рынок туризма, услуги проживания и обслуживания разных отелей, отличное знание нескольких языков, в туризме менеджер – это универсал, знающий одновременно желания клиентов и возможности, предоставляемые курортами мира);
• продажа лекарств (медицинское образование, изучение рынка);
• сотовый салон (углубленное изучение рынка, потребностей людей, умение красиво подать материал, знание техники и особенностей каждой модели реализуемого изделия);
• продовольственный магазин (изучить рынок, знание особенностей продукта, отслеживание сроков годности, работа с приходящими поставщиками, составление статистики).

Как видно, менеджер по продажам – это профессия, включаются сразу несколько категорий: обычная продавщица, аналитик рынка, экономист, разработчик базы клиентов. Причем уровень компании тоже играет роль. Чем он выше (обычный магазин, крупный ТЦ, сеть магазинов), тем соответственно, будет больше задач для менеджера по продажам. Он один, получается, отвечает за создание и расширение клиентской базы, налаживание сбыта, работу с постоянными поставщиками и пр. Вдобавок, если нет мерчендайзера, он еще – классификатор продукции. Товар важно расставлять грамотно, чтобы покупатели захотели купить больше.

Лица, выступающие в качестве менеджера, и их обязанности:

• местный — одно предприятие;
• региональный — определенный регион;
• территориальный — определенная территория.

Полноту выполняемых им задач должна отражать должностная инструкция.

Структура документа

1. Общие положения – кто он, менеджер по продажам, кому подчиняется, какие требования (личностные характеристики). По ним потом изучаются анкеты соискателей. Работодатель старается разработать конкретный профиль, чтобы человек пришел действительно подходящий. Перечень документов, которые станут руководством для работы:

• нормативные акты, касающиеся выполняемых обязанностей;
• методические материалы, где отражено содержание соответствующих вопросов;
• устав фирмы;
• правила установленного трудового распорядка;
• приказы, отдельные распоряжения руководства;
• должностная инструкция.

2. Должен знать – какими знаниями изначально (или впоследствии) будет располагать сотрудник, занимающий данную вакансию. Это законодательство РФ, ассортимент продукции, принципы продаж, основы психологии, формы учета, этику общения, статистику.
3. Основная часть – это функции, все должностные обязанности менеджеров по продажам.
4. Права сотрудника.
5. Ответственность – меры наказаний.
6. Система отчетов – руководство старается обязывать многих сотрудников составлять отчеты, отражая там проделанную работу. Там фиксируются их достижения и провалы, заодно результаты изучения рынка. Работодатель может, изучив отчет, дать совет, заодно понять, как именно идет работа в компании. Поэтому получение отчетности так важно.
7. Дополнения, изменения.

Каждый новый сотрудник получает индивидуальный экземпляр данной инструкции бесплатно. На верхней его части будет наименование предприятия, Ф. И. О. руководителя. Внизу – дата составления, подписи и печать.

Образец стандартного должностного руководства разрабатывается и хранится в службе персонала

Основные правила составления документа

Уже понятно, что в законодательстве нет конкретных указаний, как именно требуется составлять подобные документы. Однако существуют общие требования, касающиеся подобных бумаг:

1. Законность – изложенные там сведения не будут никак противоречить нормам ТК РФ.
2. Полнота сведений – должностная инструкция старшего продавца или менеджера по продажам должна отразить все, что от него собственно требуется на работе (полное резюме, включая состав семьи). Какие услуги должен представлять, какая ответственность, список документации, форму отчета.
3. Актуальность – если после составления инструкции в политике или графике работы есть изменения, нужно обновить содержание документа.
4. Язык составления – если коллектив набирается многонациональный, то лучше разработать инструкцию сразу на нескольких языках, чтобы все понимали ее содержимое.
5. Простота изложения – ведь должностная инструкция не просто сервисный документ, это справочник, и важно составить его так, чтобы каждый мог прочесть и понять содержимое.

Форма и количество текста всегда индивидуальны. Иногда должностная инструкция – просто лист, оформленный как таблица со столбцами «задачи», «ответственность», «права». Иногда – целая книжка, где, кроме должностных руководств, будет каталог товаров, наименование основных входящих циркуляров, необходимых менеджеру, и прочие полезные сведения.

Ответственность за неисполнение пунктов

Когда, изучив документ, сотрудник расписывается, он автоматически соглашается исполнять все указанные там требования. Что он ознакомлен и начинает работать.

В принципе, ответственность будет двойная.

Работодатель, утвердивший циркуляр, уже не вправе требовать нечто большее с сотрудника, кроме изложенных там функциональных обязанностей. При наказании сотрудник использует должностное руководство для подтверждения своей правоты.

Работник же обязуется тщательно выполнять все, иначе он будет нести полную ответственность. Меры наказаний и разряд (серьезность) нарушений зачастую также описываются внутри должностного руководства.

Особенности документа

У менеджеров по продажам есть ряд общих задач, которые подходят всем предприятиям. Например, продавать или оказывать услуги. Продвигать товар. Неважно, банк это или туристическая фирма.

Однако каждая организация старается составить должностную инструкцию, и ее разработка превращается в настоящий творческий процесс, где участвуют все заинтересованные лица. Кроме списка обязанностей, включают массу дополнительных сведений, которые, пригодятся новичку. Код двери или рабочей сети (Wi Fi), номера руководства. Также систему карьерного роста, ведь менеджер по продажам повышает свой имеющийся разряд, чтобы получить премию или желанное повышение.